議事録を書くと「聞く力」「まとめる力」「伝える力」アップ！

議事録を書くと「聞く力」「まとめる力」「伝える力」アップ！

　「議事録を書く」と聞くと、なにかとても面倒なことのように感じるかもしれませんが、議事録を書く作業は、仕事の基礎力アップにつながります。そのため、あえてまだ仕事の全体像がつかめない新入社員が担当するのは有効です。

　会議や打ち合わせに参加することがあれば、依頼されなくとも書くのです。まとめた議事録は、あとで関係者に送付するとあらためて情報共有ができます。

　ただ、最初から100%の出来を目指すと、完成するまでに時間がかかるだけでなく、議事録を作成すること自体が、仕事だと錯覚してしまいます。議事録は、遅くとも24時間以内に上司や先輩に届けるのがベターです。

　議事録は、作成することが目的ではなく、情報共有と組織（チーム）の生産性を上げることが目的です。

　注意したいのは、「時系列に書かない」こと。「日時」「参加者」のほかに、「テーマ」「結論」「要点」「課題」「決定事項」などが、わかりやくまとめてあればいいのです。例えて言うなら、「少し丁寧にまとめたメモ」です。見栄えや体裁にこだわりすぎるとなかなか完成しません。

　「議事録を書く」ことは、情報をアウトプットするということです。アウトプットを意識していれば、ぼんやりと会議に参加することもなくなるでしょう。周りの発言を聞きながら、押さえるべきポイントを押さえ、情報の取捨選択をしつつ、論点を整理しながら人の話を聞くことができます。

　インプットされた情報の要点をまとめて、即座にアウトプットする作業は、新入社員の「聞く力」「まとめる力」「伝える力」などを格段に向上させるはずです。