ビジネスメールのマナー
今や電話やFAX以上に、伝達手段の主役になっている電子メール。今さらのようですがいくつか注意しておきたい点があります。
１．即返信のマナー
メールは電話とちがって、確実に相手に伝わるかどうかは相手次第です。送信したメールを相手がチェックしているかどうかは返信がない限りはわかりません。受信が多い場合は誤って削除されていることも考えられます。それだけに、ビジネスメールは受信を確認したら速やかに返信するのが送信者に対して親切といえます。「メールを確認しました」等、短い文章でもいいのです。即返信の習慣は、相手に安心感と信頼を与えることができます。
ビジネスメールは通常、24時間以内の返信がマナーとされています。
２．件名は詳細を記すマナー
人によってはメールの受信が一日に数百件にも及ぶという場合があります。忙しい人ほど、必然的にひとつのメールに目を通す時間が短くなります。そうしたことを考慮して、件名を見ただけで内容が分かるような具体的な件名をつけることをおすすめします。たとえば、「次回営業会議について」よりも、「○月○日営業会議の議題と準備物」のほうが、件名を見ただけで一目瞭然。チェックの優先順位が上がりお互いに早く確実に作業が進むかもしれません。
３．「一葉一件」のマナー
もともと「一葉」とは、一枚のハガキやメモのときに使われる助数詞です。ひとつのメモにはひとつの用件を記すのと同様に、一回のメールには一件としたほうが、お互いあとから見ても分かりやすく整理しやすくなります。特に、日常的にメールを送る相手には、重要度や緊急度の高いものから、そうでないものまで含まれることが多いので「一葉一件」を習慣にしましょう。
