F&Aレポート

F&Aレポート 2017年12月30日号     Presented by Aquarius Intelligence Institute Inc.

出世する人の報告書は、枠内いっぱいに、具体的に書いてある

 研修を受けたあとのレポートや、会議、出張の報告書、日報など、決められたフォーマットに記入するものについては、枠内いっぱいに記入して提出するのがベターです。それは、暗黙の了解のルールといってもいいでしょう。

 しかし、これが案外できてないことが多いのです。実際に研修後に提出された報告書などを見ると、一枚の用紙に文字がスカスカのものもあれば、文字がぎっしりと並んでいるものもあります。これは、まず一目見て受講した研修への「熱」の違いを感じます。

 前者のような報告書では、「報告書を書けと言われたから書きました」という程度のものしか伝わってきません。しかし、後者だと「あれもこれも非常に勉強になりました」という意欲の高さや、能動的な受講態度を感じます。

 さらに、書かれている内容は、抽象的なことではなく具体的に書くのがマストです。

抽象的な例 「ビジネスマナーのスキルを活かし、会社に貢献したいと思います」

具体的な例 「ビジネスマナーのスキルを活かし、会社に貢献したいと思います。
具体的には、期限の期日1日前に提案書を完成させ、お客様のところへ伺うなど、お客様の期待を上回る仕事をすることです。」

 抽象的な表現は、入社からしばらくしてある程度仕事に慣れてきた頃によくみられる傾向です。言葉はきれいなのですが、具体的にどう行動する(した)のかが見えてこないので報告書の役目を果たしません。

 後から上司がチェックすることを意識して、具体的に書くようにすれば、自ずと枠内いっぱいに納まります。また、あらかじめ「具体的な報告書を書くことを念頭において」作業にあたれば、書く事がなくて困るといったこともなくなります。アウトプットする(報告する)ことを意識して、メモしながら作業や仕事を進めるのもいいでしょう。



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