F&Aレポート

F&Aレポート 2017年2月20日号     Presented by Aquarius Intelligence Institute Inc.

元気な会議にする準備とポイント
 「形式的な会議ほど元気がない」と言われます。会議本来の目的を失い、意見や議題が不明瞭なまま終わってしまうのです。会議は教育の場でもあります。さまざまなコミュニケーションをはかり、物事を論理的に考えて決断するスキルが養えます。会議参加者には事前に会議の目的を明確にして、参加者に意見を求める場合は、事前に意見を書いてきてもらいましょう。これだけでも会議は活性化します。

(1)参加者に紙を配っておく
 事前に参加者に紙を配って意見を書いてもらうと意見が出やすくなります。A4を6等分にして記入してもらいます。このサイズであれば多くのことを書く必要もなく、その紙を見て発言してもらえば「○○さんと同じです」「特にありません」などという発言は少なくなります。

(2)会議前に場を温める
 コミュニケーションをとる上で大切なのは、相手との親密度を上げることです。そのためには会議が始まる10〜15分前に会議室へ行き、雑談をすることです。リラックスした雰囲気の中で人間関係をつくることができ、和やかな雰囲気で会議を進めることができます。
飲み物やお菓子を準備しておくのも良いでしょう。

(3)ホワイトボード
 ホワイトボードは意見をまとめるための必須アイテムです。何も書かずに意見を交わしていると、共有できる記録がないので論点がズレていくおそれもあります。

(4)ストップウォッチ
 参加者の発言を30秒〜1分でまとめてもらいます。一般的に30秒を過ぎると、聞き手の「聞こう」とする気持ちは下がると言われています。ストップウォッチでタイム管理をすると、緊張感もうまれスムーズに会議が進みます。



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