F&Aレポート

F&Aレポート 2016年8月30日号     Presented by Aquarius Intelligence Institute Inc.

メモの取り方、メモの「マイルール」をつくろう

 最近は、ペンや紙を使って「書く」という作業がめっきり少なくなったような気がします。「書く」よりも、パソコンやスマホに入力する方が手軽で、記録として残すにも、あとでコピペ(コピー&ペースト)して活用するにしても便利なことが多いからです。しかし、デジタル機器が万能なわけではなく、手書きでメモをする方がいい場合もあります。

 たとえば、上司から指示を受ける際にはメモが有効です。メモであれば、フォント、サイズ、文字数などの規定に縛られず、自由自在に書くことができます。

 関連するものを矢印で結んだり、緊急度や重要度の高いものを太字にしたり、不明な箇所や確認すべき内容には、アンダーラインを引くなど、自分なりのやり方で、わかりやすく記録すればいいのです。

 ここで、今さらのようですが指示を受ける際のメモの取り方について、整理しておきたいと思います。

  1. まずは、呼ばれたら返事。行動を起こす前に「はい」という返事をする。
  2. 筆記具を持ち、速やかに相手のところに行く。
  3. 5W2Hを意識してメモをとる
  4. 作業の全体像、結果をイメージしながらメモをとる。
  5. わからない言葉があればカタカナで表記し、あとで確認。
  6. 不明な点や、締め切りなどを質問する。
  7. 指示内容を復唱して、「かしこまりました」と、一礼し席に戻る。
 指示の途中で口を挟んだり、わかったふりをするのはやめましょう。また、指示を出す側の人は、相手がメモをすることを前提に説明すると、よりわかりやすい指示になります。

 最後に、メモはいつも目のつくところに置く、貼るなど管理しましょう。仕事の効率を上げるにはメモの「マイルール」をつくり、活用することをおすすめします。



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