F&Aレポート

F&Aレポート 2015年5月20日号     Presented by Aquarius Intelligence Institute Inc.

スケジュール管理は自分の行動管理〜目的を明確にして、ゴールを目指す

 仕事には「締切り」があります。仕事の効率を高めたいなら、締切りを意識してスケジュール管理をしなくてはなりません。「いつまでに」「何をするか」です。時間に対するコスト意識を持つことが、スケジュール管理の一歩となります。そう、スケジュール管理は「自分の行動管理」なのです。

 スケジュール管理でまず大事なのは、「仕事の目的確認」です。仕事には、必ず目的があります。「なんのために、これをするのか」です。たとえば、資料づくりにしても、社内会議での報告のための資料と、外部で商談をするための資料は違います。無駄のない仕事をするためにも「仕事の目的確認」は重要です。

 仕事の目的を確認したら、「いつまでに」を明確にし「ゴール」をイメージします。「ゴール」のイメージがぼけたままで仕事をするのは、ゴールのない双六(すごろく)ゲームと同じです。いつまでたっても終わらず、どっちに向かっていけばいいのかわからないゲームなんて嫌ですよね。まさに時間の浪費です。ゴールは数値化、定量化して周囲にもわかるようにしておくのがベターです。ゴールがはっきりすれば、そこへたどり着くまでの「方法」を考えます。一人で考えてもわからない場合は、上司や先輩、同僚に相談するのも一手です。

 方法がわかれば、仕事の「優先順位」を考えます。限られている時間を有効に使うには、何から手をつければいいのか「順番」を考えます。この順番がはっきりしないと、常に目の前の仕事に翻弄されて仕事が片付かないという、効率の悪い仕事になってしまいます。間違いなくゴールにたどり着くために、「To Doリスト」に記入するなどしてスケジューリングしますが、実際には予定通りに進まないこともあります。その際には、さらにスケジュールを見直し、改善し実行します。これらを繰り返すことでスケジュール管理も仕事もサクサクと速やかに進むようになります。